Interview Petra van 't Root

Petra is als samenwerkingscoach werkzaam in de infrasector. Hierin begeleidt ze veel tenders en - binnen projecten - is ze sparringspartner voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Ook begeleidt ze veel Project Start-ups (PSU’s) en Project Follow-ups (PFU’s).

In het vorige interview spraken we Hugo Witteveen (Gemeente Rotterdam) over samenwerken in projecten en Project Start Sessies (PSU’s). Uit dit gesprek bleek dat het goed is om beter stil te staan bij de samenwerking met elkaar om te werken aan een gezamenlijk projectbelang, bijvoorbeeld in een Project Start Sessie. Ook gaf hij aan dat het belangrijk is dat dit proces begeleid wordt door iemand van buiten het specifieke project. Deze week spreken we daarom met Petra van ’t Root, als PSU procesbegleider betrokken bij het Stadse Werken project op de Abelenlaan. 

Bekijk en download hier het interview in PDF.

Petra is als samenwerkingscoach werkzaam in de infrasector. Hierin begeleidt ze veel tenders en - binnen projecten - is ze sparringspartner voorzowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Ook begeleidt ze veel Project Start-ups (PSU’s) en Project Follow-ups (PFU’s).

Voor Buitenwerk Samen Sterk vragen wij haar alles over het belang van een goede Project Start Sessie. Als samenwerkingscoach houdt ze eenspiegel voor op consequenties van gedrag en daagt ze uit tot een andere handelswijze.

Petra, hoe ben je in die rol als samenwerkingscoach in de infrasector terecht gekomen?

‘Ik ben begonnen op de politieacademie en heb daarna lang in de farmaceutische sector gewerkt. Uiteindelijk ben ik voor mezelf begonnen. Vanwege mijn ervaringen was dit ook nog voornamelijk in de farmaceutische sector. Op een gegeven moment werd ik gebeld vanuit een groot bouw- en infra bedrijf met de vraag of ik kon helpen om hun hoogopgeleide techneuten communicatiever en commerciëler te laten denken.

"Mijn frisse blik bleek ontzettend handig. Zonder technische ingenieurs achtergrond kon ik de juiste vragen stellen.

Hierna werd ik veel gevraagd bij tenders om te helpen de klantvraag te onderzoeken; echt te luisteren naar wat de klant nu vraagt. Binnen de infra is er veel behoefte aan frisse input bij tenders. Samenwerking krijgt een steeds belangrijkere rol. Daarom begeleid ik nu ook veel projecten als samenwerkingscoach. Dan ben ik sparringspartner voor de opdrachtgever en opdrachtnemer op het gebied van samenwerking. Ik vertegenwoordig dan niet het belang van een van de partijen, maar stel het projectbelang voorop. Ik heb het allerleukste werk wat er is; ik bemoei me met alles wat niet inhoud en techniek is. Daar zijn al genoeg infraspecialisten voor.’

Wat gaaf dat je van zo’n passie je werk hebt kunnen maken! En ook binnen Buitenwerk Samen Sterk heb je al het een en ander gedaan? Wat gaaf dat je van zo’n passie je werk hebt kunnen maken! En ook binnen Buitenwerk Samen Sterk heb je al het een en ander gedaan? 

‘Ja dat klopt, via Gerard Murck en Colinda den Dijker, ben ik in contact gekomen met de Stichting Rondom GWW. Hier heb ik een digitale PSU gedaan voor de Abelelaan en een Project Follow-Up (PFU) voor de Posthumalaan.’

Kan je wat meer vertellen over wat een Project Start Sessie is?  Kan je wat meer vertellen over wat een Project Start Sessie is?  


‘Het meest onderschatte onderdeel binnen een nieuw project is echt stilstaan bij de mensen in het project. Dat begint bij een gedegen kennismaking. Dit is een heel belangrijk onderdeel van een PSU Bij een PSU verken je samen wie wie is, welke rol iemand heeft, hoe je wil samenwerken, wat je belangrijk vindt, wat kansen en uitdagingen zijn en wat het doel wordt. In plaats van een PSU noemen wij het ook wel een Project Kick-Off, dit vinden veel mensen makkelijker. Het duidt dat we ergens mee gaan beginnen.’ 

"Binnen de infrasector gaan mensen hier snel voorbij, en duiken meteen in de inhoud. In mijn ervaring is dat de grootste valkuil waar je in kunt stappen. 

‘Een Project Start Sessie kan helpen om minder discussie tijdens het project te krijgen, omdat er van tevoren al besproken is wat de wederzijdse verwachtingen zijn, wat er gedaan wordt als er een mismatch of onenigheid ontstaat en hoe je daar dan mee omgaat en gaat oplossen. Door meer tijd te nemen aan de voorkant, is het resultaat is dat je uiteindelijk sneller vooruitgaat met elkaar. Aan het eind heb je zo meer kansen kunnen verzilveren en is iedereen blijer.’

Hoe ziet dat eruit in de praktijk? Voor de Abelenlaan heb je bijvoorbeeld een korte PSU georganiseerd.

‘De PSU voor de Abelenlaan vond online plaats tijdens de eerste Corona-golf. Dit was jammer omdat ik het belangrijk vind om elkaar echt in de ogen aan te kunnen kijken. Ik heb vooraf met beide partijen besproken wat zij belangrijk vonden voor de PSU en wat ze wilden bereiken met het project. Op basis daarvan heb ik een programma gemaakt.’ 

"Zo hebben de leidinggevenden van beide projectleiders hun visie gedeeld tijdens deze PSU, over hoe we met elkaar omgaan, hoe we elkaar ondersteunen en hoe conflicten opgelost kunnen worden. 

‘Maar iedere PSU is eigenlijk anders. Als proces-begeleider van een PSU bedenk en leid ik het proces. Van tevoren ga ik met opdrachtgever en opdrachtnemer samen zitten om duidelijk te krijgen wat zij belangrijk vinden en wat ze willen bereiken. Aan de hand daarvan zet ik het proces op. Het is mijn uitdaging om iedereen tijdens de PSU mee te nemen. Ik neem geen genoegen met halve deelname of vage antwoorden. Mijn doel is zorgen dat iedereen weet wat er gedaan moet worden, en dit formuleren in SMART acties. Inhoudelijk hoeft nog niet alle opgelost te zijn, maar je moet wel weten dat wanneer je iets tegenkomt wat niet werkt, hoe je dat dan samen gaat oplossen.’

Wie zijn er aanwezig bij een sessie voor het beste resultaat?

‘Dit is afhankelijk van het project en wat de wensen zijn. Soms zijn alleen projectleiders en hun teams aanwezig, soms ook vakmensen of mensen die al eerder zulke projecten hebben gedaan. Een managementlaag kan aanwezig zijn, maar dat hoeft zeker niet altijd. Zo heb ik bij een PSU te maken gehad met een groep waar veel emotie was ontstaan uit een eerdere samenwerking. Om ervoor te zorgen dat dat eerst goed besproken en opgelost werd, was het belangrijk dat de managementlaag ook aansloot. Een persoonlijk en aangepast programma is belangrijk bij een PSU; er is geen kant en klaar programma dat altijd werkt. Ik ga niet voor 90%, maar alleen voor meer dan de volle 100%.’

Hoe ziet het proces na de start eruit?

‘Bij grotere projecten raad ik altijd aan om na 2 maanden een Project Follow Up (PFU) te plannen. Hierin sta je kort stil bij wat er is afgesproken en hoe dat gaat in de praktijk, en wat kunnen we aanscherpen. Dit helpt om wat er tijdens de Project Start Sessie besproken is levend te houden en draagt bij aan het succes van het project.’

Hoe zijn de reacties ervan in de groep? 

‘Hoe mensen een PSU binnenkomen kan ontzettend verschillen: ‘Weer een moetje’ of ‘hé wat leuk!’, en alles daartussenin. Wanneer ik voor de PSU samen zit met de projectleiders dan kan ik mij daarop voorbereiden en er rekening mee houden. Als ik weet dat een groep kennismaking leuk, maar niet belangrijk vindt dan begin ik met de inhoud. En zorg ik dat uit de inhoud de kennismaking voortkomt. Achteraf krijg ik vanuit projecten te horen hoe ontzettend waardevol het programma is geweest.’

"Ik word gelukkig wanneer iedereen een project heeft neergezet waarmee iedereen blij is.

Bekijk en download hier het interview in PDF.

Copyright 2020 © Rondom GWW

Nog geen account? Registreer nu!

Inloggen